Por onde começar?

Em primeiro lugar, bem vinda (o)!

É um grande prazer, finalmente, tirar essa idéia do papel e passar a compartilhar um pouco da minha experiência com você. 

Esse é um post inicial que visa ajudar aqueles que pretendem organizar um evento mas se sentem perdidos.

Se você  tem muitas idéias, já salvou várias imagens no seu computador, está sonhando com esse momento mas  não sabe por onde começar, não se preocupe! Você não está sozinha!!

Essa imensa gama de opções que envolve o Mundo Mágico dos Eventos (sim, é mágico e fascinante, acredite!), pode acabar nos derrubando na hora de planejar, organizar e executar.

Antes de mais nada é preciso saber que, para fazer qualquer tipo de evento de sucesso você precisa, acima de tudo, planejamento, controle e muita organização.

Então vamos lá.

Muitas das minhas clientes, em nossos primeiros contatos, me perguntam por onde devem começar. Minha resposta é sempre a mesma,a independente do tipo de evento a se realizar: comece definindo o seu orçamento.

Tudo, tudo, tudo que envolve a sua comemoração tem ligação direta com o quanto você quer e pode gastar. Até mesmo a data do evento sofre com  orçamento.

Exemplinho básico:nos dias de semana os Buffets Infantis tendem a ter preços mais em conta do que nos finais de semana. Os meses de maio e outubro são os mais procurados pelas noivas, sendo assim, todos os serviços tendem a ficar mais caros, principalmente a locação do espaço onde será realizada a festa.

Definido o orçamento? OK!! Abra seu excel e vamos fazer uma planilha - caso você não tenha lá muita intimidade com o excel, compre uma caderneta exclusiva para o evento, sem desculpas!

Anote o que você precisa ter em mente - e em mãos- durante todo o processo

Orçamento: Esse é o valor x que você tem para gastar, antes de comprar qualquer coisa ou contratar qualquer serviço, você precisa estipular quanto terá disponivel para investir em cada item

Data: levar em consideração o clima no dia do evento - em eventos a céu aberto, é indispensável sempre ter um plano b. O climatempo também erra e a chuva pode acabar com toda a sua festa. Não queremos isso, não é?

Local:  você vai precisar anotar toda a infraestrutura que o local oferece, para não acabar pagando por um serviço duas vezes. Verifique se toalhas, copos, aparadores, louças e etc., estão inclusos no valor da locação.

Horário do evento:  definir em qual período do dia o evento acontecerá e qual a sua duração

Número de convidados - importante especificar quantidade de homens, mulheres, crianças de 0 a 4 anos e de 5 a 8 anos.

Buffet: deve estar de acordo com as informações acima, os cálculos das quantidades exatas necessárias, bem como o cardápio ideal para cada tipo de evento, você acompanha em um outro post, dedicado somente à isso

Bebidas - independente das especificidades da sua festa é importante lembrar de sempre ter opções lights para os diabéticos, sucos para os não adeptos do refrigerante, a boa água mineral e muito gelo. Lembre-se também que as taças e copos dos quais você vai precisar dependem do que você pretende servir

Convites - estipule quantos serão necessários, já que na maioria das vezes o convite é por família e não por convidado.

Lembranças - lembre-se de sempre pedir de 20% a 30% a mais do que  o número de convidados confirmados - sempre tem aquela tia avó que pega umas 4 lembrancinhas...

Decoração - é preciso estar atenta com tudo o que a decoração que você vai contratar oferece, pra não cair naquele erro já citado, de pagar duas vezes pelo mesmo item

Material - mesas, cadeiras, toalhas, sobretoalhas, louças, taças, talheres, descartáveis, guardanapos, aparadores para mesa de doces, aparadores para salgados... Mas concentre-se, tenha foco e controle. Você vai acabar vendo um guardanapo de tecido e vai achar mil vezes mais bonito do que o tradicional de papel, aí vai querer um porta guardanapo e por aí vai. Quando perceber, seu orçamento já estourou.  

Serviço - SUPER IMPORTANTE!!! O dinheiro mais bem investido em um evento é na contratação de pessoal. Não economize deixando de contratar um garçom, uma copeira e uma auxiliar de limpeza. As festas são por si desgastantes, você deve ser uma boa anfitriã e dar atenção a todos os convidados, principalmente porque muitos deles você não vê há tempos. Esquentar salgadinho, repor nas mesas e limpar o salão no final da festa vai fazer de você uma pessoa física e mentalmente esgotada. Uma recreadora para eventos com crianças garante a tranquilidade dos pais, se possível, ofereça esse conforto aos seus convidados.        

Existem outros itens como locação de brinquedos em festas infantis, presente para padrinhos em casamentos, mas falaremos disso em post específicos sobre cada categoria de evento.

Agora que você já tem tudo anotado, pegue seu telefone e comece a fazer orçamentos.Lembre-se de não comprar ou contratar nenhum serviço sem antes ligar em ao menos 3 fornecedores solicitando um orçamento. Dessa forma você define qual o custo médio de cada item antes de começar a comprar, se organizando melhor (lembra que eu disse ali em cima pra você estipular quanto vai gastar com cada item? essa é a hora!).

Anote também o valor de cada compra feita, mesmo que aleatoriamente, e lembre-se que a base do seu evento é o seu orçamento.

Cuide bem dele.

Uma dica muito boa é que o tempo é seu aliado. Quanto antes você fechar os contratos, menos tende a gastar e ainda ganha maior flexibilidade para realizar os pagamentos. Fazer as coisas com pressa, além de aumentar a margem de erros, pode encarecer significativamente seu custo. 

Outra coisa muito importante: no dia do evento, o tempo é curtíssimo e passa voando. Não vá querer arrumar a decoração, enrolar brigadeiros, ou fazer aquela receita de coxinha da sua avó. 
Isso nunca dá certo. Você acaba se enrolando toda e as coisas não saem como você quer. Deixe isso para os profissionais e aproveite o dia para ir no salão.

Se você gosta de trabalhos manuais, pode fazer seus convites e lembranças, mas garanta que haja tempo suficiente para fazer com calma, para garantir um acabamento bonito e não precisar virar as madrugdas recortando e colando enquanto se pergunta: por que mesmo eu resolvi fazer isso? Pode acreditar, muitas das minhas clientes já passaram por isso!

Ficou bem mais fácil, não?

Mas se ainda assim você que não tem tempo suficiente para cuidar de todo o processo, dê uma pesquisada na internet. Muitas empresas - como a minha - oferecem pacotes bem completos, englobando todos ou vários desses itens acima, como forma de facilitar a vida dos clientes. Em geral fechar um pacote acaba sendo mais econômico e confortável para o contratante, já que tempo também é dinheiro e o preço do combustível esta nas alturas.

Clique aqui e confira. 
Nós fazemos tudo isso e muito mais pra você.      

Espero ter ajudado

Até a próxima, 

Fernanda